Del correo y el papel a una operación conectada con las aseguradoras.
Un gabinete pericial con equipo interno y peritos externos, que trabaja para varias aseguradoras, cambió el correo electrónico, los formularios en papel y las hojas de cálculo por un único sistema. Ese sistema es hoy PeritOS.
Un gabinete que crecía más rápido que sus procesos.
El problema no estaba en los peritos. Estaba en la forma de organizar el trabajo, que no seguía el ritmo del crecimiento.
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Encargos recibidos por correo electrónico y portales de aseguradoras, y vueltos a introducir a mano
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Peritos sobre el terreno con formularios en papel
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Asignación por teléfono, sin visión de zonas ni de carga de trabajo
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Informes montados sobre plantillas, con retrasos y diferencias entre peritos
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Aseguradoras que llamaban por teléfono para saber cómo iban los expedientes
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Honorarios calculados a mano al final de cada mes
Cada nuevo cliente traía más encargos, más reglas y más plazos. Más personas, sin un sistema que las conectara, significaban más correos y más llamadas.
Lo que estaba en juego.
En una peritación, el plazo lo marca la aseguradora. Un encargo olvidado en una bandeja de entrada, un informe que espera una fotografía en papel o un perito enviado a la zona equivocada se convierten en incumplimientos, y los incumplimientos pesan en la relación con el cliente.
La información existía, pero estaba dispersa: en el correo del coordinador, en las carpetas de cada perito, en el portal de cada aseguradora, en una hoja de cálculo de honorarios. Nadie tenía una visión completa de la operación, y responder a una simple pregunta de la aseguradora exigía varias llamadas.
Un sistema, desarrollado con quienes lo iban a usar.
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Analizamos la operación.
Cada tipo de siniestro, cada aseguradora, cada regla de plazos. Nos sentamos con coordinadores y peritos para entender cómo se hacía realmente el trabajo.
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Desarrollamos por fases.
Primero encargos y asignación, después la app del perito y, por último, informes, integraciones y facturación.
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Probamos con un equipo piloto,
antes de extenderlo a todos los peritos. Los ajustes se hicieron con expedientes reales, no con ejemplos.
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Conectamos a las aseguradoras.
Encargos que entran e informes que salen sin intervención manual, con las reglas y los plazos de cada una.
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Nos quedamos.
Operación 24/7, soporte técnico y evolución continua desde el primer día.
Cómo funciona hoy.
El ciclo de un encargo, desde que llega de la aseguradora hasta el honorario del perito, pasa por un único sistema.
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Recibir.
Los encargos de las aseguradoras integradas entran ya estructurados, sin volver a introducir datos.
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Asignar.
El coordinador asigna cada expediente con la zona y la carga de trabajo de cada perito a la vista.
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Peritar.
El perito recoge datos y fotografías en la app, en lugar de formularios en papel.
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Revisar y entregar.
El informe se genera a partir de los datos recogidos y vuelve a la aseguradora con las fotos y los metadatos.
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Facturar.
Los honorarios se calculan en el sistema, sin hojas de cálculo a final de mes.
Lo que cambió.
Los encargos de las aseguradoras integradas entran sin volver a introducir datos; los informes, fotos y metadatos vuelven automáticamente; el equipo interno y los peritos externos trabajan en el mismo sistema.
Lo que aprendimos.
Empezar por el proceso, no por el software. Entender cómo se hace realmente el trabajo evita construir el sistema equivocado. Cada aseguradora tiene sus propias reglas, y el sistema tenía que conocerlas.
Entregar por fases. Poner en marcha primero los encargos y la asignación dio resultados visibles pronto y generó confianza para las fases siguientes.
Las integraciones marcan la diferencia. Mientras los encargos se copiaban a mano, la mejora era parcial. Cuando las aseguradoras quedaron conectadas, el doble registro desapareció.
De esta experiencia nació PeritOS, hoy disponible para otros gabinetes periciales y aseguradoras. Conozca al equipo en Sobre nosotros.
Preguntas frecuentes sobre este caso
¿El sistema de este gabinete es PeritOS?
Sí. Empezó como Plataforma de Gestão de Peritagens, desarrollada para este gabinete, y evolucionó hasta PeritOS, que hoy ofrecemos a otros gabinetes y aseguradoras.
¿Los peritos externos también usan el sistema?
Sí. El equipo interno y los peritos externos trabajan en el mismo sistema, cada uno con el perfil adecuado a su función.
¿Cómo se protegen los datos de los expedientes?
Con alojamiento en la Unión Europea, cifrado, registro de auditoría inmutable y copias de seguridad diarias. Consulte Seguridad y RGPD.
¿Puedo ver el mismo sistema configurado para mi gabinete?
Sí. En la demo le mostramos PeritOS con sus tipos de expediente, sus aseguradoras y sus reglas de plazos.