Escolher um sistema de gestão não é uma decisão a ser tomada de animo leve. É preciso analisar inúmeras variáveis, perceber qual o software se adapta melhor às suas necessidades, mas acima de tudo fazer comparações para perceber qual é o melhor.
Assim sendo, hoje iremos dar-lhe alguns conselhos que deve ter em conta na hora de escolher um software de gestão (ou qualquer tipo de software).
Como escolher um sistema de gestão – 5 dicas para ter o melhor
Tenha em conta que um sistema de gestão, principalmente se for um ERP, é algo que irá ter um impacto e uma influência enorme na vida e na gestão da sua empresa.
Assim sendo, saber que fez a melhor escolha, é essencial para conseguir tirar o melhor proveito do mesmo. Veja de seguida algumas coisas que deve ter em conta antes de realizar esta escolha.
1 – O software pode ser alterado de acordo com as suas necessidades?
Quando estiver a analisar fornecedores de sistemas de gestão, uma das principais questões que deve ter em mente (e deve questionar) é se o mesmo pode ou não ser alterado de acordo com as suas necessidades.
Isto por quê? De forma simples, existem 3 tipos de sistema ou softwares:
- Software à medida – São criados 100% de acordo com as suas necessidades e pode alterar e personalizar tudo (desde as cores, às funcionalidades, passando pelas barras de menu);
- Software semi-flexível – Permitem que sejam feitas pequenas alterações ou ajustes, mas de forma geral são pouco personalizáveis;
- Software padrão – É o tipo de software mais comum e não pode ser alterado nada, ou seja, deve ser usado como é vendido.
Assim sendo, antes de comprar um sistema de gestão integrado, é importante analisar as suas necessidades de forma a verificar se algum software do mercado cumpre as exigências necessárias para ser uma mais-valia para o seu negócio.
Escolher entre um sistema padrão ou um sistema de gestão desenvolvido à sua medida, é a diferença entre ter de se adaptar ao mesmo ou ele adaptar-se ao seu negócio.
2 – O que é que está incluído no valor?
Sejamos sinceros, um sistema de gestão não é propriamente um software barato. Desta forma, é essencial que antes de optar por qualquer alternativa, saiba o que é que está incluído no preço.
Alguns pontos que pode questionar são:
- Como é que é feito o suporte;
- O sistema funciona através da cloud ou é implementado diretamente no servidor?
- Se for cloud, qual é o espaço disponível? É ilimitado?
- As mudanças de legislação estão incluídas no valor do mesmo, ou é necessário pagar um extra?
- O sistema é atualizado com que frequência? Qual é o custo da atualização?
Saber a resposta a estas perguntas é essencial de forma a conseguir analisar o valor total do seu investimento.
3 – Como será feita a migração de dados?
Outro ponto a ter em conta, é a migração dos dados que tem nos seus softwares atuais.
Tenha em mente que a migração deve ser sempre feita por profissionais, sob pena de perder informações que são essenciais para o seu negócio.
Em primeiro lugar deve questionar sobre essa possibilidade (já que alguns dados podem não ser compatíveis com o novo sistema de gestão) e sobre o tempo que irá demorar.
No entanto, salientamos que o processo de migração de dados pode demorar algum tempo, que como é óbvio irá depender do número de softwares que precisem ser migrados e da quantidade de informação.
4 – Como é que as atualizações são realizadas?
Nenhum software (por mais caro que seja) está livre de falhas ou bugs. Desta forma, pontualmente o mesmo terá de ser atualizado (até por uma questão de segurança, já que hackers podem facilmente explorar as falhas do mesmo para roubarem dados da sua empresa).
Assim sendo, é importante saber antes de escolher um sistema de gestão, como é que as atualizações são feitas, e se são cobradas.
Em muitas casos, quando se trata de sistemas muito complexos é necessário que um técnico especializado se desloque ao local para fazer as mesmas, e nestes casos, os custos associados vão ser um pouco elevados.
5 – E se a minha empresa crescer?
O sonho e a meta de qualquer empresário é que a sua empresa cresça e que o volume de negócio vá sendo sempre superior.
No entanto, quando inicia a atividade, a sua empresa poderá ainda não estar no patamar que efetivamente deseja (o que é absolutamente normal). Desta forma, questionar se o sistema de gestão é escalável é muito importante para não ter de gastar dinheiro num novo.
Sendo o mais realista possível, a grande maioria dos sistemas de “prateira” são estanques. Têm um determinado número de funcionalidades, e se quiser mais, tem de comprar outro.
Nestes casos, uma alternativa viável, passa efetivamente por comprar um sistema de gestão integrado que seja desenvolvido à medida da sua empresa.
Desta forma, se crescer, sabe que o mesmo irá acompanhar a sua evolução (além de, não ter de perder mais tempo e dinheiro com migrações).
Como vê, escolher um sistema de gestão é algo que demora o seu tempo, e que precisa de ser analisado com tempo e muita calma, de forma a escolher efetivamente aquele que lhe trará uma maior relação qualidade vs. preço.
Não escolha a primeira opção que lhe aparecer. Pesquise, analise e faça todas as contas que forem necessárias. Lembre-se sempre que o mesmo é uma ferramenta essencial para o seu negócio, e que será em muitas casos, uma forma de diferenciação da concorrência.
