Enterprise Resource Planner

Sistema Integrado de Gestão Empresarial – Porque é que a sua empresa necessita de um

Cada vez mais as empresas investem num Sistema Integrado de Gestão Empresarial de forma a manter numa única plataforma todos os dados referentes à empresa.

Contudo, são ainda muitas as empresas que acham não haver necessidade para a implementação de algo deste género (na grande maioria dos casos, devido aos custos associados).

Assim sendo, hoje iremos explicar-lhe o que é que são afinal estes sistemas e quais as suas principais vantagens.

O que é um Sistema Integrado de Gestão Empresarial?

Por norma, um Sistema Integrado de Gestão Empresarial é também vulgarmente conhecido por ERP (Enterprise Resource Planning).

Tal como o próprio nome indica, trata-se de um software que é desenhado (pode comprar um software padrão ou solicitar o desenvolvimento sob medida do mesmo adequando-o às suas necessidades) para integrar todos os dados referentes a determinado negócio.

O mesmo pode envolver toda a parte funcional da empresa (como a interligação das diferentes áreas de negócio – contabilidade, gestão, marketing, informática…) e/ou a parte de processamento (processamento de transações, sistemas de informação, processamento de stock…). De forma prática, pense nele como um grande banco de dados, com informações que interagem e se complementam.

Com este tipo de sistemas, é muito mais simples para uma empresa automatizar diversos tipos de processos.

Qual a importância destes sistemas nas empresas?

Pois bem, uma vez que se trata de um sistema, os dados inseridos podem sempre ser alterados de forma automática (como por exemplo quando falamos de gestão de stock).

Um exemplo prático da importância deste tipo de Sistema Integrado de Gestão passa simplesmente por uma administração de processos mais célere e menos dispendiosa. Imagine que a sua empresa tem diversas fases de processos até chegar ao produto (ou serviço) final.

Mas, você não conhece todas as fases, a logística pode precisar de ser modernizada, enfim, existem diversos pontos que são necessários ter em consideração de forma a reduzir custos.

Este tipo de software, permite-lhe conhecer todos os pontos do seu processo e desta forma permitir-lhe uma produção mais simples, rápida e eficiente.

Este é apenas um dos muitos exemplos práticos associados a um sistema de gestão para empresas, mas existem muitos outros.

Contudo, desengane-se quem pensa que um Sistema Integrado de Gestão Empresarial apenas é válido para grandes empresas. Muito pelo contrário.

Cada vez mais as pequenas e médias empresas estão a investir neste tipo de sistemas, de forma a conseguirem ser mais competitivas no mercado, pois o mesmo ajuda a tomadas de decisão mais rápidas e assertivas.

Quais as principais vantagens de um Sistema de gestão empresarial?

Pois bem, para quem ainda tem algumas dúvidas relativamente a esta questão, existem diversas vantagens associadas a este tipo de software.

Indicamos-lhe de seguida aquelas, que para nós enquanto empresários, são as mais relevantes.

1 – Integração de diversos módulos

Uma empresa (consideremos que já com alguma dimensão) necessita de diversos softwares de forma a conseguir gerir todo o fluxo de negócio.

Sejam softwares de CRM (Customer Relationship Management – Gestão de Relacionamento com Cliente), softwares de faturação, software de gestão financeira… enfim, toda uma quantidade de softwares que raramente comunicam entre si.

Quando falamos de um Sistema Integrado de Gestão Empresarial, o mesmo pode ser constituído por diversos módulos interligados (principalmente se o mesmo for desenvolvido sob medida para esse efeito).

Assim sendo, com um único software, a sua empresa terá todos os dados que necessita. Alguns exemplos de módulos são:

Módulo de planeamento estratégico;

  • -Controlo de produção;
  • -Controlo de Stock;
  • -Gestão de Vendas;
  • Gestão Financeira;
  • CRM;
  • Gestão de Recursos Humanos;
  • Gestão de Contabilidade…

2 – Redução de custos

Em linha com o que lhe dissemos anteriormente, este tipo de sistema permite também uma grande redução de custos.

Isto acontece, pois, em vez de a sua empresa ter diversos softwares, passa a ter apenas um que integra toda a informação que é efetivamente essencial (e imprescindível) para o seu negócio.

Tenha em mente que a otimização de custos numa empresa depende essencialmente de 4 fatores distintos:

  • Processos operacionais – Administração de processos;
  • Estrutura Organizacional – Políticas estabelecidas pela Empresa;
  • Controlos internos e informações adequadas;
  • Investimento em Pesquisa e Desenvolvimento;

Estes 4 fatores podem ser analisados corretamente através de um sistema integrado.

3 – Aumento da produtividade

Outra das vantagens associadas a estes sistemas passa pela sua contribuição para o aumento da produtividade, já que os processos de trabalho são agilizados e existe uma poupança significativa do tempo que é dispensado a cada atividade.

Desta forma, os sistemas passam a tratar de tarefas rotineiras e padronizadas, e a sua equipa poderá despender de mais tempo para outras tarefas relevantes.

4 – Maior segurança

Por ser automatizado, o Sistema Integrado de Gestão Empresarial acaba por cometer poucas (ou quase nenhumas) falhas, desde que a sua utilização seja feita da forma correta.

Além disso, pode também conceder acessos específicos a cada membro da sua equipa, de forma a que os mesmos apenas possam aceder a determinadas informações.

Desta forma, garante que uma pessoa que não tenha autorização aceda ao sistema da empresa.

5 – Apoio na tomada de decisão

A verdade é que determinar quais as áreas do negócio que precisam de mais investimentos, quais são as despesas que podem ser reduzidas sem afetar a qualidade das tarefas desempenhadas por cada colaborador ou detetar atempadamente falhas nos processos, são tarefas complicadas de serem realizadas de forma manual.

Um bom Sistema Integrado de Gestão Empresarial permite-lhe obter de forma gráfica a resposta para estas e muitas outras questões essenciais ao desenvolvimento da sua empresa.

Estas soluções, são por norma apresentadas através dos indicadores de performance (KPI’s) que forem definidos, permitindo uma análise ao detalhe de toda a informação.

Assim, as tomadas de decisão passam a ser mais práticas e simples.

Como vê, um Sistema Integrado de Gestão Empresarial é um investimento e uma mais-valia para qualquer empresa.