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ERP – Tudo o que precisa saber sobre este software

Cada vez mais os ERP fazem parte da vida de milhares de empresários que optam por integrar nas suas empresas um único software onde conseguem fazer a gestão total do seu negócio.

No entanto, a verdade é que muitos empresários ainda não sabem ao certo o que é este software e como é que o mesmo funciona.

Desta forma, hoje iremos explicar-lhe tudo o que necessita saber sobre ERP’s.

O que é um ERP?

De forma simples e prática, um ERP (ou também conhecido como Enterprise Resource Planning ou Sistema de Gestão Empresarial) é um software responsável pela grande maioria das operações diárias de uma empresa (podendo as mesmas variar entre gestão de stock a análise de faturação ou análise de KPI’s essenciais ao negócio).

Enfim, basicamente é um software que lhe permite agilizar todo o trabalho administrativo e operacional ligado ao seu negócio.

Assim sendo, é possível dizer que o principal objetivo da aquisição de um ERP passa essencialmente por organizar todo o trabalho de uma empresa e ajudar na tomada de decisões estratégicas.

Isto acontece, pois o mesmo possibilita o registo de informações referentes a clientes, fornecedores, funcionários, vendas, compras, pagamentos, impostos…

Contudo, de acordo com dados fornecidos por uma empresa de consultoria americana, apenas 27,6% das funcionalidades dos ERP’s são utilizadas pelas empresas (logo, acaba por ser uma mais valia as mesmas solicitarem o desenvolvimento à medida deste software, pagando apenas por funcionalidades que vão ser efetivamente utilizadas).

Como é feita a implementação de um sistema ERP?

A verdade é que este não é propriamente um software que seja adquirido de animo leve e que possa ser implementado de forma célere.

Cada empresa tem as suas próprias necessidades, atividades distintas e estratégias diferenciadas, e por isso um sistema de ERP só será uma mais valia se for desenvolvido de acordo com as mesmas.

Uma empresa de transportes vai ter necessidades completamente distintas de uma empresa que produz e distribui medicamentos.

A primeira tem de se preocupar com a idade da frota, com os gastos com combustível, com otimização de rotas… Já a segunda tem como principais preocupações a obtenção de matéria prima, o pagamento de patentes, pesquisas laboratoriais… enfim…

Desta forma, é impensável que ambas as empresas usufruam do mesmo sistema de ERP.

Assim sendo, é importante ter em mente que a implementação deste tipo de sistemas não é realizada do dia para a noite. Muitas vezes é preciso tempo para desenvolver a solução (ou adaptar a mesma às suas necessidades), é preciso avaliar a estrutura da empresa, considerar quais os melhores recursos de segurança, realizar testes, dar formação, integrar departamentos, migrar sistemas…

Todo este processo pode ser ainda demorado, principalmente porque a implementação de um ERP vai ocorrer por etapas, permitindo que determinados módulos apenas sejam instalados depois de outros processos essenciais estarem concluídos.

Quais os principais benefícios para uma empresa de utilizar um ERP?

Pois bem, a nível empresarial este tipo de software permite que as empresas ganhem uma vantagem competitiva e que consigam reduzir custos.

Por isso, é possível dizer que os principais benefícios tangíveis para uma empresa da utilização de um ERP são:

  • Obtenção de uma vantagem competitiva;
  • Redução de custos;
  • Diminuição do tempo de processamento de vendas;
  • Aumento da produtividade;
  • Melhoria de processos;
  • Melhoria de gestão de caixa;
  • Aumento das receitas;
  • Melhorias no processo de manutenção da empresa;
  • Melhoria dos prazos de entrega.

Estas são apenas alguns dos inúmeros benefícios que a implementação de um software de gestão empresarial pode trazer à sua empresa.

Quais as principais vantagens de um sistema de gestão empresarial?

Pois bem, indicámos-lhe anteriormente quais eram os benefícios tangíveis da utilização de um ERP. De seguida, apresentamos-lhe as principais vantagens associadas à sua implementação na sua empresa (independentemente do tamanho da mesma).

1 – Controlo e padronização dos processos internos

Existem processos internos que são inerentes a praticamente todos os negócios, como a realização de relatórios, emissão de faturas e recibos, atendimento ao cliente…

Saiba que um software ERP permite-lhe padronizar e controlar todos estes processos, permitindo que os seus colaboradores possam dedicar o tempo a outras tarefas de maior relevo, aumentando a sua produtividade.

2 – Melhoria dos processos e consequente redução de custos

Um dos módulos que pode ser integrado neste tipo de software é a análise de processos internos. Ao conseguir olhar para todo o processamento (desde a produção, desenvolvimento, entrega, tempo de venda…) é possível analisar de forma mais clara quais os pontos do processo que devem ser revistos e que podem ser otimizados.

Desta maneira, é possível tomar decisões mais acertadas, de forma rápida e inteligente, permitindo uma elevada poupança anual.

3 – Redução de stock

Até há bem pouco tempo a grande maioria das empresas comprava matérias primas em grandes quantidades de forma a conseguirem obter os preços mais baixos.

Contudo, saiba que um sistema de ERP permite uma redução até 32% do stock de matérias primas, diminuindo os gastos com produtos investidos (e muitas vezes com locais de armazenamento), sem perder a hipótese de comprar as mesmas aos preços mais baixos do mercado.

4 – Redução de erros internos

Sejamos sinceros. Errar é humano, e quem não erra nunca é porque pouco faz. No entanto, é raro um software errar.

A sua implementação, permite em muitas empresas um aumento de produtividade de cerca de 25% por colaborador simplesmente porque evita erros comuns (como envios errados de mercadoria, moradas incorretas do cliente, dados errados de faturação…).

Um último ponto a ter em conta, passa simplesmente pela impossibilidade de haver um valor padrão para todos os softwares de ERP desenvolvidos sob medida.

Isto acontece, pois, o valor total para implementar este tipo de sistema vai ser calculado através das personalizações, quantidade de licenças, tempo despendido em formações internas, manutenção do software e custo com equipamentos.

Mas, se neste momento está a ponderar implementar um ERP adequado às suas necessidades, entre em contacto connosco que poderemos apresentar uma ótima solução desenvolvida especificamente para o seu negócio.